[스크랩] 의장 회의진행 요령

의장 회의진행 요령

 

1. 회의의 지도력

 

(1) 의장이 지녀야 할 태도

① 회의 진행에 관한 지식이 있어야 한다.

② 회원을 공정하게 대우해야 한다.

③ 위엄이 있어야 한다.

④ 예의가 밝아야 한다.

 

(2) 의장의 주의할 사항

① 회원의 생각을 지배해서는 안 된다.

② 자신의 능력을 과시해서는 안 된다.

③ 동일 회기 내에 표결에 붙인 의안을 재상정 하지 않는다.

④ 설명은 간단명료하게 해야 한다.

⑤ 유도 신문을 해서는 안 된다.

⑥ 편파적이어서는 안 된다.

⑦ 괴벽해서는 안 된다.

⑧ 말이 많으면 안 된다.

⑨ 올바른 결론을 얻도록 힘써야 한다.

⑩ 정시에 개회하고 정시에 폐회한다.

 

(3) 의장의 임무

① 개회 시간을 엄수해야 한다.

② 발언자를 지명해야 한다.

③ 각종 선언을 해야 한다.

④ 발언 내용을 정리하고 발언의 질서를 유지한다.

⑤ 발언을 권유한다.

⑥ 의제를 파악한다.

⑦ 의장이 발언을 한다.

 

(4) 의장의 직권

① 불법 및 부당한 제안을 거절하는 권한

② 발언 중지 명령을 할 수 있는 권한

③ 퇴장을 명령할 수 있는 권한

④ 토론 종료 선언을 할 수 있는 권한

⑤ 회장이 혼란에 빠졌을 때 폐회 선언할 수 있는 권한

⑥ 가부가 동수일 경우의 결정권

⑦ 회의 중 휴식과 휴회 선언

 

2. 회의와 회원

(1) 회원으로서의 자격

① 회의의 온갖 문제에 대하여 여하한 것에 좌우되지 않는   

확고한 판단력을 지닌 사람일 것.

② 문제에 대하여 똑똑히 자기 생각을 발표할 만한 용기를 가지고 있는 사람일 것.

③ 자기가 의사 표시를 한 사항에 관해서는 철저하게 책임 질 수 있는 사람일 것.

 

(2) 발언의 요령

① 발언시 주의사항 : 발언은 의장의 허가를 받아서 해야 한다.  

의장은 허가 없이 발언하는 회원에게 발언 중지 명령을 할 수 있다.

또한 다른 회원의 발언 중에는 발언하지 않는 것이 예의이다.

 

② 제안 설명의 요령 

  ▯ 무엇을 어떻게 하고 싶다고 자기 제안의 목적을 분명히 인식시킨다.

▯ 현재 상태로서 불편하고 불리한 이유를 실제 근거를 들어 제시하고 제안하게 된  

동기를 설명한다.

▯ 자기의 제안이 표결되어 실행하면 그 문제는 어떠한 상태로 개선된다는 결과를 

설명해 준다.

  ▯ 자기의 제안이 실행될 경우에는 어떠한 단점이 있다는 것을 미리 설명한다.

  ▯ 그 단점을 미연에 방지할 수 있는 방안까지 지적한다.

 

③ 의견 진술의 요령

제안 설명이 끝나면 이어서 질의와 토론이란 과정으로 회의가 진행된다.

토론할 때 자기의 의견을 발표하는 요령이 있다.  

많은 회원들은 발언자가 찬성인지 반대인지 결론부터 먼저 알고 싶어 한다.  

우리들은 평소에 이야기를 할 때 먼저 이유를 설명하고 다음에 결론을 말한다.  

예를 들면 “ 오늘은 업무가 바빠 너와 함께 시간을 갖지 못한다.”는 식이다.  

그러나 토론할 때에는 제안에 대해 찬성이냐 반대냐 하는 것이 가장 중요하기 때문에

발언에 있어서는 결론부터 말하고 그 이유를 설명해 나가는 역산법(逆算法)을 쓰는 것이

효과적이다.

 

④ 감정에 흐르지 말 것

⑤ 의제에 대한 사전 연구

⑥ 메모를 이용한다.

 

(3) 회원의 임무와 책임

① 의제에 대하여

  ▯ 미리 알려진 의제에 대하여 자신의 생각을 정리해 둘 것.

  ▯ 필요할 때는 자기 발언의 내용과 다른 사람과의 협력을 모색할 것.

  ▯ 전문가의 의견을 미리 청취해 둘 것.

  ▯ 찬반 혹은 대안을 반드시 생각해 둘 것.  

② 참석자에 대하여

  ▯ 의견 대립을 인간관계에 결부시키지 말 것.

  ▯ 발언 시간을 독점하여 다른 사람의 발언 기회를 빼앗지 말 것.

  ▯ 개인 공격이나 감정적 발언으로 다른 참석자를 불쾌하게 만들지 말 것.

  ▯ 체면이나 입장 때문에 타협하거나 영합하는 일이 없도록 할 것.

  ▯ 상대방을 존경하고 이해하는 태도를 취할 것.

③ 진행에 대하여

  ▯ 진행에 간접적인 무언의 협력을 아끼지 말 것.

  ▯ 의장을 지원하고 격려하며 노고를 기억할 것.

  ▯ 진행의 책임을 의장과 함께 질 것.

  ▯ 예정된 시간에 회의를 마치는 것은 의장만의 책임이 아님을 기억할 것.

 

④ 결론에 대하여

  ▯ 의장이 결론으로 이야기한 것이 다른 사람에 의해서도 같이 확인될 때까지

    회의장을 떠나지 말 것.

  ▯ 결론에 대해서는 어떤 의문도 남기지 말고 이해할 것.

  ▯ 결과에 대한 책임을 반드시 질 것.

  ▯ 다음 회의에 대한 준비를 시작할 것.

  ▯ 과제 배분에 대해 적극성을 지니고 협력할 것.

 

⑤ 책임에 대하여

  ▯ 적극적으로 참여할 것.

  ▯ 공동 책임과 의무를 인식할 것.

  ▯ 건전한 태도로서 협조자가 될 것.

  ▯ 객관적이며 공정성을 기할 것.

  ▯ 타인의 말은 인내력을 가지고 끝까지 들을 것.

  ▯ 공통적인 해결에 책임을 질 것.

  ▯ 자기의 의사를 충분히 발표할 것.

  ▯ 회의 규칙을 준수할 것.

  ▯ 반드시 발전적인 방향으로 결론이 이끌어질 것이라는 희망을 가질 것.

 

3. 회의 진행의 순서

(1) 의사일정 : 한 회기에 심의해야 할 일과 그 일의 처리 순서를 말한다.

(2) 회의 진행의 순서 

① 개최            ㉠ 정족수 확인          ㉡ 개회 선언

② 전(前) 회의록(의사록) 통과 

③ 의장 인사

④ 특별 일정

⑤ 총무 또는 재무의 회계보고

⑥ 임원회 및 위원회의 보고

⑦ 전 회의에서 심의 미결된 의사

⑧ 새로운 의사

⑨ 폐회

가. 개회

개회란 예정된 시각이 되면 종이나 스피커 육성으로 회의장뿐만 아니라

주위의 시설에 있는 회원에게 개회 시각이 되었음을 알림으로써 회의장에 모이게 한다.

이때 회원은 회원석에, 임원은 임원 석에 착석하여야 한다.

 

① 정족수 확인

 의결정족수 확인 이유는 ㉠ 회원 자격을 심사하고, ㉡ 의사 정족수와 의결 정족수를

확인하고, ㉢ 참석 회원 수를 확인하여 표결 성립이 되는 기준선을 확인하는 데 있다.

 

② 개회 선언

출석 점호의 결과 회원의 출석이 규약에 따라 정족수가 되면 의장은

“지금부터 ○○ 회의를 시작합니다.” 하고 개회를 선언한다.

그런데 상당한 시간이 경과해도 회원이 정족수에 달하지 못하면 유회(流會)를 선언한다.

그 뒤 출석한 회원끼리 간담회 따위를 열어 여러 가지 의견을 교환하는 기회를

가질 수는 있으나 이 경우에는 회의로서의 의결은 할 수 없다.

 

나. 전 회의록(의사록) 통과

  개회 선언을 하면 이어서 전 회의 회의록을 서기가 낭독한다. 낭독이 끝나면 의장은 회원을 향하여 “방금 낭독한 회의록에 틀린 내용이나 빠진 내용 그리고 정정할 의견은 없습니까?”라고 질문을 하고 이의가 없을 경우에는 “이의 없습니다.” 하는 의견이 회원으로부터 나오든지 잠시 동안 있어도 아무 의견이 제시되지 않으면 의장은 “이의가 없으므로 전 회의 회의록은 통과되었습니다.”라고 선포하면 된다.

 

 만일 잘못 기록된 내용이나 누락된 사실이 있을 때에는 회원은 그 항목을 지적하여 정정할 것을 요청한다. 의장은 전 회의 시간에 회의 운영의 사실에 비추어 그 정정 요구가 타당할 때에는 회원의 요구와 같이 정정하고 나서 회의록 통과를 선포하고, 그 정정 요구가 타당하지 않을 경우에는 전 회의 운영의 사실을 지적하여 정정을 거부한다.

 

 

다. 의장 인사

 

라. 특별 일정(特別日程)

  특별히 중요한 문제는 그 회기에서 당장 심의하지 않고 기한부 연기 동의를 내서 다음 번 회의로 연기할 수 있다. 이러한 동의에 있어서는 반드시 순서를 명시하도록 되어 있으므로 차기 회의 중에서 의장 인사 후라고 명시되었으면 의장은 우선적으로 특별 일정(特別日程)으로 돌려 두었던 의안의 심의를 선언한다.

 

마. 서기보고(書記報告)와 회계보고(會計報告)

 

  ① 서기의 문서 보고

  그 회의의 심의 안건과 연관되는 문서나 서류가 있으면 이때 이것을 전체 회원에게 승인을 얻는 시간이며, 그 자리에서 처리할 수 없는 문제는 위원회에 회부한다든지 보류하여 너무 시간이 걸리지 않도록 한다.

 

  ② 회계의 보고

 수입과 지출에 관한 보고이며, 보고서는 승인된 후에 감사에 회부한다.

 

바. 임원회의  보고

  임원회나 각종 위원 회의의 결정 사항을 임원 회의의 대표와 위원회의 위원장이 보고하여 본회의 승인을 얻어야 한다. 그 위원회나 임원회의 보고 사항이 여러 가지 있을 경우에는 한 회의의 보고가 처리된 후에 다음 회의의 것이 보고되어야 한다. 보고에 있어서 보고자가 특히 조심하여야 할 점이 있다.

  ① 보고 내용으로 개인적인 견해를 말해서는 안 된다.

  ② 보고 내용은 임원회나 위원회의 결과 및 경과인데, 결과에 대하여는 특히 분명히 보고하여야 한다.

 

사. 심의 미결(審議未決)된 의사(議事)

  임원회의, 각종 위원 회의의 보고에 이어서 부득이 중단되었거나 기한부 연기 동의(연기동의)에 의해 현 회의로 미루어졌던 동의를 심의한다. 이때에 의장은 그 동의 내용을 알린 후 의제로 삼음을 선포한다.

아. 새로운 의사(議事)

  위와 같은 순서로 표결이 안 된 안건 즉 미결 안건이 처리되면 그 회의가 목적하고 있던 새로운 의안의 심의에 들어가게 된다. 이 새로운 의안은 이미 소집에서 통지되었던 일로 제한되어 있다. 새로운 의안 제출에서 표결 결과 선포까지의 순서는 다음과 같다.

 

① 발언권을 얻는다.

② 동의를 제안한다.(원동의)

③ 동의를 지지한다.(재청)

④ 동의 채택을 선언한다. (의제 상정)

⑤ 제안 이유를 설명한다.

⑥ 질의한다.

⑦ 토론한다.

⑧ 수정 동의한다. (개의)

⑨ 재수정 동의한다.(재개의)

⑩ 토론을 종료하고 선언한다.

⑪ 표결한다.

⑫ 표결 결과를 선포한다. 

 

  이상의 회의 진행과정을 자세히 설명하면 다음과 같다.

 

㉠ 발언권(發言權)을 얻는다.

  어떤 회의에서 자기의 의견을 제안하고 싶은 사람은 누구나 거수 및 기립을 하고 “의장!” 하고 큰 소리로 부르면 된다. 의장은 발언권을 얻고자 하는 회원이 있으면 발언을 허락해 야 한다.

 의장의 허락이 있으면 그 회원은 발언권을 얻게 된다. 발언권을 얻기 위하여 다른 회원의 발언 중에 고함을 치거나 의장석으로 뛰어 오르거나 하는 회원이 있는데 이러한 행동은 회의 진행 원칙에 위반되는 것이어서 그 회원은 발언권을 얻을 자격이 없다.

 

 

㉡ 동의를 제안한다.

  회의에서 발언권을 얻는 것은 동의를 제안하기 위한 것이다. 발언권을 얻으면 동의를 될수록 간략하게 추려서 제안한다. 동의 제안은 “나는……하기를 동의합니다.”라고 한다. 그런데 동의가 복잡하고 내용이 길 경우 의장이 제안자에게 서면으로 제출하도록 요구할 수 있다.

 

㉢ 동의를 지지한다.

  동의가 제출되고 나서 의장은 회원들에게 동의의 찬성유무를 묻는다. 즉 “방금 ООО 회원께서 ……을 하자고 동의를 제안하셨는데 이에 대한 찬성이 있습니까?” 하는 식으로 묻는 것이다. 이에 대하여 동의를 의제로 삼는 것을 찬성하는 사람은 “찬성(또는 제청)이오!”라 고 소리치면 된다. 이지지 찬성이란 동의를 제안한 사람 외에 적어도 한 사람이 그 동의  에 관심을 가졌거나 지지하는 사람이 있음을 표시하는 것으로 회의의 능률상 매우 중대하다. 찬성하는 사람이 한 사람도 없을 때에는 그 동의를 의제로서 상정할 수 없다. 의제로서 상정될 수 있는 찬성자의 수는 회의 규칙에 규정되어 있는 경우 외에는 대개 참여 회원 30명의 경우 제안자 외에 2명, 30명 이상 60명 이하인 경우 제안자 외에 3명 이상으로 규정하는 것이 보통이다. 또한 예외로서 전혀 지지 찬성을 필요로 하지 않는 동의도 있다.

 

㉣ 동의 채택을 선언한다.

  동의에 대한지지 찬성이 있으면 의장은 곧 “지지 찬성이 있으므로 ООО회원이 제안한 ……을 하자는 동의는 의제로 성립되었기에 상정을 선포합니다.”라고 선언하여야 하며 그 동의는 의제로 상정된다. 이 동의는 기본이 되는 동의이므로 원동의 또는 주 동의라고 부른다.

 

㉤ 제안 이유를 설명한다.

  동의가 의제로서 선포되면 의장의 지시로 제안자는 제안한 이유를 설명한다. 이때 제안자는 제안한 것에 대하여 회원의 의문을 갖지 않도록 노력하여야 하며 반대하리라고 생각되는 회원을 설득하는데 최선을 다한다.

  

㉥ 질의한다.

  제안 이유의 설명이 끝나면 의장은 “이에 대하여 의문 나는 점이 있으신 분은 질의해 주시기 바랍니다.” 라고 전 회원을 향하여 질문할 것을 요구한다. 이때 주의할 것은 질문의 형식을 빌어서 반대 의견 따위를 말해서는 안 된다는 점이다. 이 질의에서는 잘 모르는 점에 대한 질문만을 해야 한다. 질의는 3명으로 제한하고, 제안자(원동의)는 질의 내용에 성심 성의껏 응답하여 참석자가 충분히 이해할 수 있도록 성의를 다한다.

 

㉦ 토론한다.

  의장은 “이제 질문은 더 없습니까?”라고 물어서 그 이상의 질문이 없으면 “지금부터 토론에 들어가겠습니다. 의견이 있으시면 말씀해 주십시오.”라고 선언한다. 이때부터 회원은 동의에 대한 반대의 의견이나 찬성의 의견을 발언하게 된다. 의장은 찬성자에게 먼저 발언권을 주어서 제안자가 빠뜨린 좋은 점을 이야기할 수 있도록 해야 하며, ‘찬성자→반대자→찬성자’ 순으로 교대로 발언권을 주는데 대개 6명 정도로 제한하는 것이 효과적이다. 그러나 회의 규칙에 우대 의견부터 먼저 발표하도록 되어 있을 때에는 미리 정해진 대로해야 함은 물론이다. 그런데 찬부 양론이 토론되어 가는 동안에 여러 가지 보조 동의, 긴급동의, 특권 동의 등이 자주 나와 회의장이 혼란해지는 일이 없이 원활히 의사를 진행시키려면 토의를 규칙대로 행한다는 것과 동의의 순서를 올바르게 지킨다는 점에 특히 유의할 필요가 있다.

 

㉧ 수정 동의한다(改議)

  토론 과정에서 찬성 발언의 경우를 보면, 동의를 무조건 찬성하는 자와 찬성은 하지만 일부 수정을 요구하는 자가 있다. 이와 같이 수정을 요구하는 찬성자도 있기 때문에 수정동의 가 있게 된다. 수정 도의 또는 개의는 원 동의에 원칙적으론 찬성하지만 그 내용을 조금 수정하는 편이 좋겠다고 생각할 때 제안할 수 있다. 수정 동의에 대하여 지지 찬성자가 있으면, 의제 상정, 제안 설명, 질의, 토론 등 원 동의와 같은 형식으로 진행된다.

 

㉨ 재수정 동의한다(再改議)

  재수정 동의라 함은 수정 동의에는 찬성을 하지만 그 내용을 일부 수정하고 싶을 때 다시 수정 동의를 제안하는 것을 말한다. 이 재수정 동의가 제안되어 상정되면 또 다른 수정 동의를 할 수 없다. 왜냐하면 계속해서 수정안이 나온다면 회의는 진전되지 않고 한 개의 의제로써 한없이 시간이 지연될 수 있기 때문이다. 그래서 재수정안 다음에는 수정안을 받지 않는 것이 관례이다.

 

㉩ 토론 종결을 동의하고 선언한다.

  토론을 종결시키는 방법에는 의장이 토론 종결을 제안하는 방법과 회원이 종결을 제안하는 두 가지 방법이 있다. 어느 쪽으로 토론을 종결하든지 간에 의장은 최후의 발언자에게 결론적인 발언의 기회를 주어 그 동안에 나왔던 찬성 또는 반대 의견에 대하여 정리, 발표할 수 있게 하는 것이 좋다.

  의장이 토론 종결을 제안할 경우, 대체로 충분한 토론이 되었다고 생각할 때 의장은 “대체로 의견이 다 나온 것 같으니 이의가 없으시면 이상으로 토론을 종결하겠습니다. 이의가 없으십니까?“ 라고 묻고 ”이의 없습니다.“ 라는 대답이 있거나 침묵할 때 ”이의가 없는 것으로 보고 토론을 종결하겠습니다.“라고 토론 종결을 선언한다.

 회원이 토론 종결 동의를 낼 경우, 이는 회원의 권한 제한에 관한 문제이므로 3분의 2이상의 회원이 찬성해야만 가결된다. 이 가결이 성립되었을 때 토론 종결을 선언한다.

 

㉪ 표결한다.

  의제에 대하여 토론이 종결되어 마지막으로 그것을 표결에 붙이게 되는데 표결이란 회의의 전체 의사를 결정하는 유일한 방법이며 절차이다.

 

※ 표결의 방법은 다음과 같다.

ⓐ 묵락(黙諾)에 의한 방법

ⓑ 발성 및 박수에 의한 방법

ⓒ 거수 및 기립에 의한 방법

ⓓ 점호에 의한 방법

ⓔ 투표에 의한 방법 

 

  이상 다섯 가지의 표결 방법 중 동의의 성격을 잘 구별하여 표결 방법에 관한 동의가 나왔을 경우에는 그 동의를 상정하여 찬부를 묻고 난 후 방법을 정해야 한다.

 

※ 표결시 다음 사항을 유의해야 한다.

▯ 의결 정족수를 확인하여야 한다.

▯ 표결의 순서는 재개의, 개의, 동의의 서열로 한다.

▯ 표결시 찬, 반, 기권의 순으로 한다.

▯ 표결의 발표순서도 찬, 반, 기권의 순으로 한다.

 

  또한 표결을 결정하는 방법도 크게 두 가지가 있다. 보통 표결 결과 과반수니 3분의 2이상이니 하는 것은 가결(可決)인지 부결(否決)인지를 결정짓는 기준이 되는 수를 말하는 것인데, 이 표결 결정수는 일반적으로 종다수결(從多數決) 및 절대적 다수결에 의하는 두 가지가 있다.

 첫째, 종다수결(從多數決) 및 상대적다수결(相對的多數決)은 한 표라도 많이 얻는 쪽을 가결로 결정하는 방법이다.

 둘째, 절대적 다수결(絶對的多數決)은 둘을 견주어서 상대적 다수를 얻은 쪽을 가결하는 방법으로서 과반수 결의, 2/3결의 두 종류가 있다.

 

㉫ 표결 결과를 선포한다.

  의장은 서기로부터 찬부의 인원수를 보고 받고 기입을 하여 그 결과를 발표한다. 의장은 “ООО 회원이 제안한 ……하자라는 의안은 가(부)결 되었습니다.” 라고 선포한다. 이상과 같이 하나의 동의가 복잡한 절차를 통해 가결되어 새로운 사업으로 채택되도록 진행되는 것이다.

 

자. 폐회 

  그날의 의사일정을 종료하고 예정된 폐회 시간이 되었을 때 회원으로부터 회의 시간을 연장하자는 제의가 없는 한 의장은 “이것으로 ОО회의를 마치겠습니다.” 하고 폐회를 선언하며 의사봉을 세 번 두드린다

 

 

출처 : 다니엘처럼

글쓴이 : 조천조 원글보기

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